Du devis à la facture, conforme et prêt pour la facturation électronique
Pilotez tout votre cycle commercial au même endroit : devis, bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs. Un devis accepté devient une facture en un clic, sans ressaisie. Vos factures respectent la loi anti-fraude à la TVA et partent au format électronique attendu par vos clients B2B — fini Word, Excel et les classeurs d'archives.
Le module Facturation d'AgroFlow est un logiciel de gestion commerciale et de facturation conçu pour les artisans agroalimentaires (boulangers, pâtissiers, traiteurs, chocolatiers). Il gère l'ensemble des documents clients — devis, bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs — avec conversion automatique d'un document à l'autre, suivi des règlements, envoi au format électronique Factur-X et conformité à la réglementation française anti-fraude à la TVA (numérotation continue, inaltérabilité, clôtures et archivage vérifiable).
Pourquoi changer ?
Beaucoup d'artisans facturent encore à l'ancienne, avec des outils détournés et des montages de fortune. Le résultat : du temps perdu, des erreurs, et le risque de ne pas être en règle face à l'administration fiscale.
Devis et factures bricolés sur Word ou Excel : mise en forme à refaire à chaque fois, numéros gérés à la main
Ressaisie d'un document à l'autre : on recopie le devis dans la facture, le bon de livraison dans la facture… avec le risque d'erreur à chaque étape
Factures non conformes à la loi anti-fraude à la TVA : numérotation avec des trous, documents modifiables après coup
Clients B2B qui réclament la facture électronique : un format que les outils bureautiques ne savent pas produire
Suivi des règlements approximatif : on ne sait plus qui a payé, qui est en retard, ni combien il reste à encaisser
Archivage non sécurisé : des PDF éparpillés dans des dossiers, sans garantie de conservation ni preuve en cas de contrôle
Ce que ça change concrètement pour l'artisan :
Un devis accepté devient une facture en un clic : les lignes et les montants sont repris automatiquement, plus aucune ressaisie
Factures conformes à la loi anti-fraude à la TVA : numérotation continue sans trou, contenu figé et infalsifiable après validation
Prêt pour la facturation électronique B2B : vos factures partent au format Factur-X, accepté par vos clients et l'administration
Suivi des règlements clair : reste à payer mis à jour à chaque paiement, factures en retard repérées d'un coup d'œil
Documents inaltérables et archivés : une fois validée, une facture ne se modifie plus — une correction passe par un avoir, tout est tracé
Sérénité en cas de contrôle : clôtures de période, journal d'audit et attestation de conformité disponibles à tout moment
Tout ce qui est inclus
Du devis à la facture, sans ressaisie
La conversion transforme un document en document suivant du cycle commercial : un devis accepté devient un bon de commande ou une facture, un bon de livraison devient une facture. Les lignes et les montants sont reportés automatiquement, et le lien vers le document d'origine est conservé.
- Cycle commercial complet : devis, bon de commande, bon de livraison, facture, avoir
- Conversion en un clic d'un document vers le document suivant
- Report automatique des lignes, des quantités et des montants
- Lien permanent vers le document d'origine pour remonter toute la chaîne
- Recherche de client assistée : adresses, SIRET et numéro de TVA pré-remplis
- Calcul des totaux HT / TVA / TTC en temps réel, multi-taux sur un même document
Cycle de vie et statuts du document
Chaque document commercial suit un parcours clair, du brouillon modifiable jusqu'au document envoyé au client. La validation est l'étape clé : elle fige le document, lui attribue son numéro définitif et le rend inaltérable.
- Statuts lisibles : Brouillon, Validé, Envoyé, Payé
- Brouillon modifiable à volonté tant qu'il n'est pas validé
- Validation qui attribue le numéro définitif et fige le contenu
- Confirmation à chaque étape sensible pour éviter les manipulations accidentelles
- Téléchargement du PDF dès la validation
- Historique horodaté de chaque changement de statut
Paiements et avoirs
Une fois la facture envoyée, vous suivez son règlement directement depuis sa page. Chaque paiement reçu, total ou partiel, est enregistré, le reste à payer se met à jour, et l'avoir permet de corriger ou rembourser proprement.
- Enregistrement des règlements totaux ou partiels
- Reste à payer recalculé automatiquement à chaque versement
- Statuts de règlement : Envoyé, Partiellement payé, Payé, En retard
- Choix du moyen de paiement (virement, chèque, carte, prélèvement, espèces) et référence
- Historique complet des règlements par facture
- Création d'un avoir pour annuler ou rembourser une facture, en montants négatifs
Factur-X, la facturation électronique
Factur-X est le format de facture électronique français : un PDF qui contient à la fois la facture lisible et ses données structurées. AgroFlow génère vos factures clients à ce format et sait recevoir et lire les factures Factur-X de vos fournisseurs.
- Génération automatique de vos factures au format Factur-X à l'envoi par email
- Format accepté par l'administration et la plupart des logiciels comptables
- Import des factures fournisseurs Factur-X par simple glisser-déposer
- Extraction automatique du fournisseur, du numéro, des montants et des lignes
- Rapprochement avec vos commandes fournisseurs et mise en évidence des écarts
- Actions de rapprochement : approuver, contester, ajouter un commentaire
Conformité, clôtures et archivage
AgroFlow applique la loi française anti-fraude à la TVA (article 286 du Code général des impôts) et ses piliers de conformité. Vos factures sont numérotées sans interruption, inaltérables après validation et conservées dans des archives vérifiables.
- Numérotation continue : aucun numéro de facture ne peut être sauté ou réutilisé
- Inaltérabilité : une facture validée ne se modifie plus, toute correction passe par un avoir
- Clôtures de période journalière, mensuelle ou annuelle qui verrouillent définitivement
- Journal d'audit traçant chaque opération (création, validation, envoi, paiement…)
- Vérification d'intégrité à tout moment des clôtures, du journal et des archives
- Conservation longue durée, attestation de conformité et export FEC pour les contrôles
Une commande traiteur, du devis au paiement encaissé
Voici comment se déroule une affaire type avec AgroFlow, du premier contact au règlement :
Un restaurant demande un devis pour un buffet. Le commercial sélectionne le client : adresse, SIRET et numéro de TVA se remplissent seuls. Il ajoute les lignes depuis le catalogue, les totaux se calculent en direct.
Le client accepte le devis. En un clic, le commercial le convertit en facture : toutes les lignes sont reprises, aucune ressaisie. La facture s'ouvre en brouillon, encore modifiable.
Le comptable vérifie les conditions de paiement et l'échéance, puis valide la facture. Elle reçoit son numéro définitif et devient inaltérable : son contenu ne peut plus changer.
La facture est envoyée par email au format Factur-X. Le client la reçoit lisible et exploitable directement par son propre logiciel comptable.
Le client règle la moitié par virement. Le comptable enregistre le règlement partiel : le reste à payer se met à jour, le statut passe à Partiellement payé.
Le solde arrive par chèque. Second règlement enregistré, le reste à payer tombe à zéro, la facture passe au statut Payé.
Le gérant lance la clôture mensuelle. La période est verrouillée : plus aucune facture ne peut y être ajoutée ou modifiée. Une archive scellée est générée.
L'administration demande un justificatif. Le gérant télécharge l'attestation de conformité et l'export FEC, et vérifie l'intégrité de la chaîne d'audit en un clic. Tout est en règle.
Chacun son rôle, chacun ses droits
Commercial
- Créer et modifier des devis et des bons de commande
- Rechercher et sélectionner les clients du portefeuille
- Ajouter les lignes depuis le catalogue de produits
- Convertir un devis accepté en bon de commande ou en facture
- Suivre l'avancement de ses documents commerciaux
Comptable
- Valider les factures et leur attribuer leur numéro définitif
- Envoyer les factures au client au format Factur-X
- Enregistrer les règlements et suivre le reste à payer
- Créer des avoirs pour annuler ou rembourser une facture
- Importer et rapprocher les factures fournisseurs
Gérant
- Toutes les permissions du commercial et du comptable
- Lancer les clôtures de période (journalière, mensuelle, annuelle)
- Générer les archives et vérifier leur intégrité
- Consulter le journal d'audit complet de la facturation
- Télécharger l'attestation de conformité et l'export FEC
- Gérer les droits d'accès des utilisateurs à la facturation
FAQ — Module Facturation
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation conforme à la loi anti-fraude à la TVA pour artisans ?
C'est un logiciel qui respecte la loi française anti-fraude à la TVA (article 286 du Code général des impôts). Concrètement, vos factures sont numérotées sans interruption, deviennent inaltérables une fois validées, sont conservées dans la durée et accompagnées d'une attestation de conformité à présenter en cas de contrôle. AgroFlow gère tout cela automatiquement pour les boulangers, pâtissiers, traiteurs et chocolatiers.
Comment transformer un devis accepté en facture sans tout retaper ?
Ouvrez le devis et utilisez l'action Convertir. AgroFlow crée une facture en reprenant automatiquement toutes les lignes, quantités et montants du devis, avec un lien vers le document d'origine. Vous n'avez plus qu'à compléter les conditions de paiement puis à valider. Aucune ressaisie, aucun risque d'erreur de recopie.
Qu'est-ce que la facturation électronique Factur-X et pourquoi en ai-je besoin ?
Factur-X est le format de facture électronique français : un PDF qui contient à la fois la facture lisible et ses données structurées, exploitables automatiquement par les logiciels comptables. La facturation électronique devient progressivement obligatoire entre entreprises (B2B). AgroFlow génère vos factures à ce format dès l'envoi par email, et sait aussi importer les factures Factur-X de vos fournisseurs.
Puis-je modifier ou supprimer une facture après l'avoir validée ?
Non, et c'est précisément ce qu'impose la réglementation. Une fois validée, une facture est figée et inaltérable : son numéro et son contenu ne changent plus. Pour annuler ou corriger une facture, vous émettez un avoir, qui reprend les lignes en montants négatifs. Toute l'opération reste tracée dans le journal d'audit.
Comment suivre les paiements et les factures en retard ?
Depuis la page de chaque facture envoyée, vous enregistrez les règlements reçus, totaux ou partiels. Le reste à payer se met à jour automatiquement et le statut évolue : Envoyé, Partiellement payé, puis Payé. Une facture dont l'échéance est dépassée sans règlement complet passe En retard, ce qui vous permet de la repérer immédiatement.
Comment prouver à un contrôleur que ma facturation est en règle ?
AgroFlow met à disposition trois outils : les clôtures de période qui verrouillent définitivement vos données, le journal d'audit qui trace chaque opération, et les archives scellées et vérifiables. Vous téléchargez l'attestation de conformité et, si demandé, l'export FEC (Fichier des Écritures Comptables) attendu par l'administration. Un bouton de vérification d'intégrité confirme à tout moment que rien n'a été altéré.